Bestimmte Aufbewahrungspflichten sind sowohl handelsrechtlich als auch steuerrechtlich maßgebend. Für Geschäftsunterlagen gelten diese somit nicht nur für Kaufleute. Ist darüber hinaus jedoch der Privatbereich von Steuerpflichtigen betroffen, gelten bestimmte Aufbewahrungspflichten nur für besondere Sachverhalte.
Grundsätzlich gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte und dazugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Daneben sind empfangene oder abgesandte Handelsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung Bedeutung haben, mindestens 6 Jahre aufzubewahren. Auch Lohnkonten müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden.
Steuerlich jedoch endet Aufbewahrungspflicht nicht, solange die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 147 Abs. 4 AO). Auf Datenträgern aufbewahrte Unterlagen müssen dabei jederzeit verfügbar sein und ohne Verzögerung lesbar gemacht werden können.
Nach dem 31.12.2023 können daher die in den Jahren 2013 und früher aufgestellten Jahresabschlüsse, erstellten Bücher usw. vernichtet werden. Dies gilt auch für Belege und Aufzeichnungen bis einschließlich 2013 sowie Geschäftsbriefe, Lohnkonten und sonstige für die Besteuerung relevanten Unterlagen, die keine Buchführungsunterlagen darstellen, bis einschließlich 2017.
Die Unterlagen müssen jedoch weiter aufbewahrt werden, wenn mit einer Außenprüfung begonnen wurde oder diese Bedeutung für eine vorläufige Steuerfestsetzung haben sowie außerdem bei anhängigen steuerstraf- und bußgeldrechtlichen Ermittlungen, einem schwebenden Rechtsbehelfsverfahren und zur Begründung von Anträgen.
Für die Aufbewahrungspflicht ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu passivieren.
