Aufzeichnungen in der Taxi- und Mietwagenbranche

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 11.03.2024 zu spezifischen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für Taxi- und Mietwagenunternehmen Stellung genommen. Das neue BMF-Schreiben ersetzt das letzte Schreiben dazu vom 26.11.2010.

Die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme wie Taxameter und Wegstreckenzähler sind dabei erheblich ausgeweitet worden. Diese müssen bestimmte Mindestangaben enthalten, um die GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erfüllen. Auch dieses BMF-Schreiben vom 28.11.2019 wurde mit einem Schreiben vom 11.03.2024 aktualisiert.

Das Schreiben erläutert zudem die Verwendung von Wegstreckenzählern gem. § 1 Abs. 2 Nr. 2 KassenSichV. Wegstreckenzähler, die ab dem 1.7.2024 in den Verkehr gebracht wurden sind, fallen in den Anwendungsbereich des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i.V.m. § 8 KassenSichV und müssen daher auch die entsprechenden Vorgaben erfüllen (BMF-Schreiben vom 11.03.2024 – IV D 2 -S 0316-a/21/10006 :008).

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Meldepflicht bei Online-Plattformen

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Die für Plattformbetreiber eingeführten Meldepflichten betreffen erstmals das Jahr 2023. Die erste Meldung war nach der neuen gesetzlichen Regelung für das abgelaufene Jahr zum 31.01.2024 fällig. Aufgrund einer Übergangsregelung wird es nicht beanstandet, wenn Meldungen zwar nach dem 31.01.2024 aber vor dem 01.04.2024 eingehen. Das gilt auch für Mitteilungs- und Aufzeichnungspflichten.

Die Plattformbetreiber müssen in einem ersten Schritt relevante Daten der Plattform und der meldepflichtigen Anbieter übermitteln. In einem zweiten Schritt werden die gemeldeten Daten von der jeweiligen Steuerbehörde an die Finanzämter der Anbieter zur Auswertung weitergegeben. Die Meldepflicht gilt EU-weit, allerdings können Meldungen auch für sog. qualifizierte Plattformbetreiber aus Drittstaaten verpflichtend sein.

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Hohe Zinsen und steuerliches Risiko

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Immer wieder werden in Betriebsprüfungen Sachverhalte für eine verdeckte Gewinnausschüttung bei Kapitalgesellschaften aufgegriffen. Im Fokus steht dabei auch die Verzinsung von Darlehensverträgen. Ist diese nicht fremdüblich, kann eine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegen.

Steuerpflichtige sollten dies aktuell insbesondere im Hinblick auf Darlehen an Gesellschafter bedenken. Problematisch sind Darlehen von der Kapitalgesellschaft an den Gesellschafter ohne Verzinsung oder zu einem unangemessen niedrigen Zinssatz. Der Fremdvergleichspreis lässt sich zwar nicht an einer festen Größe messen, sondern ist individuell zu ermitteln. Mit dem Hintergrund des stetig gestiegenen Basiszinssatzes (derzeit 3,62 %) ist jedoch Vorsicht geboten. Darlehensverträge sollten aktuell darauf geprüft werden, ob noch ein markt- bzw. banküblicher Zinssatz vorliegt. Im Besonderen sollten Kapitalgesellschaften auch Forderungen aus Gesellschafter-Verrechnungskonten im Blick haben. (siehe auch: BFH Urteil v. 22.02.2023 – I R 27/20).

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Influencer und Berufskleidung

Das Niedersächsische Finanzgericht hat sich mit der Frage auseinandergesetzt, ob eine Influencerin Aufwendungen für die Anschaffung von bürgerlicher Kleidung und Mode-Accessoires steuerlich geltend machen kann (Az. 3 K 11195/21).

Die Klägerin betrieb auf verschiedenen Social-Media-Kanälen und über eine Website einen Mode- und Lifestyleblog und erstellte hierzu Fotos und Stories. Zusätzlich zu den Produkten, die die Klägerin im Rahmen ihrer Tätigkeit von verschiedenen Firmen erhalten hatte, um sie zu bewerben, erwarb die Klägerin diverse Kleidungsstücke und Accessoires wie z. B. Handtaschen namhafter Marken. Sie machte die Aufwendungen für diese Kleidungsstücke und Accessoires als Betriebsausgaben bei ihrer gewerblichen Tätigkeit als Influencerin geltend. Das beklagte Finanzamt verwehrte den Betriebsausgabenabzug mit der Begründung, dass sämtliche Gegenstände durch die Klägerin auch privat genutzt werden könnten und eine Abgrenzung der privaten zur betrieblichen Sphäre nicht möglich sei. Insbesondere habe die Klägerin nicht dargelegt, in welchem Umfang sie die Kleidungsstücke und Accessoires jeweils für private oder betriebliche Zwecke genutzt habe.

Die hiergegen erhobene Klage blieb vor dem Finanzgericht erfolglos. Bei gewöhnlicher bürgerlicher Kleidung und Mode-Accessoires sei eine Trennung zwischen privater und betrieblicher Sphäre nicht möglich. Allein die naheliegende Möglichkeit der privaten Nutzung von bürgerlicher Kleidung und Mode-Accessoires führe dazu, dass eine steuerliche Berücksichtigung ausgeschlossen sei. Des Weiteren handele es sich bei den erworbenen Gegenständen nicht um typische Berufskleidung, für die ein Betriebsausgabenabzug möglich wäre.

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Dauerfristverlängerung Umsatzsteuervoranmeldung

Unternehmen können mit der Dauerfristverlängerung die Abgabefrist für Umsatzsteuer-Voranmeldungen und -Vorauszahlungen um einen Monat nach hinten verschieben. Oft ist dies schon aus praktischer Sicht notwendig, besonders wenn die Buchhaltung fremdvergeben ist.

Wichtig ist eine rechtzeitige elektronische Antragsstellung bis zur regulären Abgabefrist der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Eine Bestätigung durch das Finanzamt erfolgt nicht. Die Dauerfristverlängerung gilt ab dem Antrag fortlaufend bis dieser zurückgenommen wird. Probleme könnte es jedoch geben bei Gefahr einer Steuerverkürzung. Das Finanzamt kann deshalb auch eine Dauerfristverlängerung widerrufen. Für die Zusammenfassenden Meldung gilt die Dauerfristverlängerung jedoch nicht.

Sind die Unternehmer verpflichtet zu einer monatlichen Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung, ist die Gewährung der Dauerfristverlängerung an eine Sondervorauszahlung geknüpft, die 1/11 der Vorjahressumme beträgt. Diese wird im Dezember wieder auf die Vorauszahlung angerechnet. Die Sondervorauszahlung muss demzufolge jährlich beim Finanzamt angemeldet und entrichtet werden. In Sonderfällen, also z.B. bei einer Neugründung im Antragsjahr bzw. einem nicht vollen Vorjahr, ist die Basis für die Sondervorauszahlung zu schätzen bzw. auf ein ganzes Jahr hochzurechnen.

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Buchwertübergang und Personengesellschaft

Gemäß § 6 Abs. 5 EStG ist es möglich, Wirtschaftsgüter ohne die Aufdeckung stiller Reserven – also zu Buchwerten – von einem Betriebsvermögen in ein anderes zu übertragen. Dies grundsätzlich gilt für Übertragungen desselben Steuerpflichtigen und auch für dessen Mitunternehmerschaften. Davon ausgenommen ist jedoch die Übertragung von Wirtschaftsgütern zwischen beteiligungsidentischen Schwesterpersonengesellschaften.

Dies führte im Fall einer Grundstücksübertragung zwischen zwei Schwesterpersonengesellschaften dazu, dass kein steuerneutraler Übergang möglich war und das Finanzamt einen Gewinn i.H. von 1,142 Mio Euro feststellte. Weder das dagegen gerichtete Einspruchs- noch das Klageverfahren waren jedoch erfolgreich.

Das anschließende Revisionsverfahren wurde dagegen ausgesetzt, da der Bundesfinanzhof das Bundesverfassungsgericht anrief, um Zweifel am Gleichheitsgrundsatz hinsichtlich dieser Regelung zu überprüfen.

Nach über zehn Jahren kommt der Zweite Senat des Bundesverfassungsgerichts nun zu der Entscheidung, dass die Regelung zum Buchwertprivileg mit dem Grundgesetz unvereinbar ist, soweit es die steuerneutrale Übertragung von Wirtschaftsgütern zwischen beteiligungsidentischen Personengesellschaften ausschließt. Der Gesetzgeber muss rückwirkend ab 31. Dezember 2000 eine Neuregelung treffen.

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PV-Anlage und Kleinunternehmer

Nach Einführung des Nullsteuersatzes zum 01.01.2023 für die Lieferung und Installation einer begünstigten Photovoltaikanlage ergib sich auch für Altanlagen die erfreuliche Möglichkeit die Eigenverbrauchsbesteuerung in der Umsatzsteuer durch Entnahme der Photovoltaikanlage nebst Speicher aus dem umsatzsteuerlichen Unternehmensbereich zukünftig zu vermeiden.

Handelt es sich um eine Anlage gem. § 12 Abs. 3 UStG, die der Unternehmer seinem Unternehmen zugeordnet hatte und werden die Voraussetzungen für die einer unentgeltlichen Wertabgabe gleichgestellten Entnahme einer Altanlage laut BMF-Schreiben vom 27.02.2023 und 30.11.2023 erfüllt, so fällt dieser Vorgang unter den Nullsteuersatz. Bis zum 11.01.2024 war dies auch zum 01.01.2023 rückwirkend möglich.

Im BMF-Schreiben vom 30.11.2023 wurde zudem klargestellt, dass die Bindungsfrist für Kleinunternehmer weiterhin gilt. Eine Rückoption zur Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist daher grundsätzlich erst nach Ablauf der Frist (5 Jahre) möglich. Weiter wurde allerdings ausgeführt, dass der Wechsel zur Kleinunternehmerregelung nur dann eine Vorsteuerberichtigung gem. § 15a UStG nach sich zieht, wenn sich die Anlage im Unternehmensbereich befindet. Dies trifft allerdings auf eine daraus entnommene Anlage nicht mehr zu. Anlagenbetreiber müssten so nicht das sechste Jahr abwarten, wenn der Berichtigungszeitraum erst unterjährig begann und somit nicht wie die Bindungsfrist mit dem Kalenderjahr endet.

Es reicht, wenn die Entnahme laut BMF-Schreiben vom 30.11.2023 auch nur eine juristische Sekunde vor dem Wechsel zur Kleinunternehmerschaft vorgenommen wurde. Im Fall einer rückwirkenden Entnahme zum 01.01.2023 ist ein Wechsel für das Kalenderjahr 2023 daher jedenfalls kritisch zu sehen und ggf. (auf 2024) aufzuschieben, da die zeitliche Abfolge für die geforderte juristische Sekunde in diesem Fall nicht klar aus dem BMF-Schreiben hervorgeht. Dazu sei noch angemerkt, dass im Wachstumschancengesetz eine Änderung des Kleinunternehmer-Wahlrechts vorgesehen ist. Ein Rückwechsel zur Kleinunternehmerregelung soll danach erst ab dem Folgejahr der Wahlrechtsausübung möglich sein und nicht mehr wie bisher bis zur Bestandskraft.

 

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PV: Frist für rückwirkende Entnahme: 11.01.2024

Eine rückwirkende Entnahme aus dem umsatzsteuerlichen Unternehmensbereich zum 01.01.2023 ist im Hinblick auf bislang nicht geklärte Rechtsfragen noch bis zum 11.01.2024 möglich.

Die umsatzsteuerlichen Änderungen für kleine Photovoltaikanlagen gelten ab 2023. Dazu zählt auch die „Entnahme“ aus dem unternehmerischen Bereich zum Nullsteuersatz. Diese stellt zwar eine unentgeltliche Wertabgabe zum Steuersatz von 0 % dar, löst allerdings keine Vorsteuerberichtung aus. Handelt es sich um eine begünstigte Anlage, so ist eine Entnahme zum Nullsteuersatz möglich, wenn zukünftig mehr als 90 % des erzeugten Stroms nicht unternehmerisch verwendet werden. Aus Vereinfachungsgründen sieht die Finanzverwaltung dies als gegeben an, wenn der erzeugte Strom (teilweise) in einer Batterie gespeichert wird oder nicht nur gelegentlich ein nicht dem Unternehmen zugeordnetes E-Fahrzeug damit geladen wird bzw. damit eine nicht dem Unternehmen zugeordnete Wärmepumpe betrieben wird.

Anschließend fällt die Wertabgabebesteuerung weg und nur der noch eingespeiste Strom unterliegt der Umsatzsteuer. Unternehmer, die z.B. noch an den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung gebunden sind oder deren Grenzen überschritten haben, können von einer Entnahme profitieren.

Das BMF (Bundesministerium der Finanzen) hat dazu bei der Klärung von Einzelfragen am 30.11.2023 eine Rückwirkung zugelassen. Eine rückwirkende Entnahme aus dem umsatzsteuerlichen Unternehmensbereich zum 01.01.2023 ist im Hinblick auf bislang nicht geklärte Rechtsfragen noch bis zum 11.01.2024 möglich. Bereits in 2023 gab es stellenweise die Möglichkeit der Rückwirkung (z.B. in NRW), allerdings ohne Rechtsanspruch. Wer im Jahr 2023 bereits unterjährig eine Entnahme-Erklärung abgegeben hat, sollte ggf. nochmals mit seinem Finanzamt klären, inwieweit eine Rückwirkung zum 01.01.2023 möglich ist.

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Gastronomie und Umsatzsteuer

Als Erleichterung für die Gastronomiebranche, die während Corona auch zeitweise von Schließungen betroffen war, hatte der Gesetzgeber befristet die Umsatzsteuersätze gesenkt. Vom 01.07.2020 bis 31.12.2023 galt für Speisen der ermäßigte Steuersatz auch vor Ort. Im ersten Halbjahr 2020 betrug dieser 5 % ansonsten wie bisher 7 %. Einer weiteren Verlängerung hat die Bundesregierung im November eine Absage erteilt.

 

Damit einher geht wieder mehr Aufwand bei der Umsetzung der Regelung. So müssen kurzfristig nicht nur Kassensysteme und ggf. Preise, Speisekarten und Kostenvoranschläge angepasst werden. Betroffen sind z.B. auch Hotels, bei denen nun wieder von Gesetzes wegen eine Aufteilung in Übernachtungs- und Verpflegungsleistung erfolgen muss. Dabei sollten derzeit anhängige Gerichtsverfahren verfolgt werden, die sich mit der Aufteilung auseinandersetzen müssen. Betroffene Hotel- und Beherbergungsbetriebe können ggf. unter Berufung auf die anhängigen Verfahren ihre Umsatzsteuerfestsetzung offenhalten. 

 

Restaurantdienstleistungen und außer-Haus-Verzehr müssen zudem wieder getrennt beurteilt werden. Anzahlungen, die noch mit 7 % versteuert wurden aber für Umsätze nach dem 31.12.2023 vereinnahmt wurden, sind in der entsprechenden Voranmeldung bei Ausführung des Umsatzes mit 19 % zu berichtigen. Hingegen dürfte die Einlösung von Gutscheinen kein größeres Problem darstellen.

 

Für den Jahreswechsel vom 31.12. auf den 01.01. könnte analog des BMF-Schreiben vom 04.11.2020 eine Vereinfachungsregelung zum Tragen kommen, so dass es insgesamt für Verpflegungs-Umsätze in der Silvesternacht noch beim ermäßigten Steuersatz verbleiben könnte. Darüber findet laut Bundesfinanzministerium aktuell ein Austausch der obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder statt. Eine Klarstellung innerhalb der kommenden Tage ist somit zu erwarten.

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Aufbewahrungsfristen

Bestimmte Aufbewahrungspflichten sind sowohl handelsrechtlich als auch steuerrechtlich maßgebend. Für Geschäftsunterlagen gelten diese somit nicht nur für Kaufleute. Ist darüber hinaus jedoch der Privatbereich von Steuerpflichtigen betroffen, gelten bestimmte Aufbewahrungspflichten nur für besondere Sachverhalte.

Grundsätzlich gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte und dazugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Daneben sind empfangene oder abgesandte Handelsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung Bedeutung haben, mindestens 6 Jahre aufzubewahren. Auch Lohnkonten müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden.

Steuerlich jedoch endet Aufbewahrungspflicht nicht, solange die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 147 Abs. 4 AO). Auf Datenträgern aufbewahrte Unterlagen müssen dabei jederzeit verfügbar sein und ohne Verzögerung lesbar gemacht werden können.

Nach dem 31.12.2023 können daher die in den Jahren 2013 und früher aufgestellten Jahresabschlüsse, erstellten Bücher usw. vernichtet werden. Dies gilt auch für Belege und Aufzeichnungen bis einschließlich 2013 sowie Geschäftsbriefe, Lohnkonten und sonstige für die Besteuerung relevanten Unterlagen, die keine Buchführungsunterlagen darstellen, bis einschließlich 2017.

Die Unterlagen müssen jedoch weiter aufbewahrt werden, wenn mit einer Außenprüfung begonnen wurde oder diese Bedeutung für eine vorläufige Steuerfestsetzung haben sowie außerdem bei anhängigen steuerstraf- und bußgeldrechtlichen Ermittlungen, einem schwebenden Rechtsbehelfsverfahren und zur Begründung von Anträgen.

Für die Aufbewahrungspflicht ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu passivieren.

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