Bestimmte Aufbewahrungspflichten sind sowohl handelsrechtlich als auch steuerrechtlich maßgebend. Für Geschäftsunterlagen gelten diese somit nicht nur für Kaufleute. Ist darüber hinaus jedoch der Privatbereich von Steuerpflichtigen betroffen, gelten bestimmte Aufbewahrungspflichten nur für besondere Sachverhalte.

Grundsätzlich gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte und dazugehörige Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen. Daneben sind empfangene oder abgesandte Handelsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung Bedeutung haben, mindestens 6 Jahre aufzubewahren. Auch Lohnkonten müssen mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden.

Steuerlich jedoch endet Aufbewahrungspflicht nicht, solange die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 147 Abs. 4 AO). Auf Datenträgern aufbewahrte Unterlagen müssen dabei jederzeit verfügbar sein und ohne Verzögerung lesbar gemacht werden können.

Nach dem 31.12.2023 können daher die in den Jahren 2013 und früher aufgestellten Jahresabschlüsse, erstellten Bücher usw. vernichtet werden. Dies gilt auch für Belege und Aufzeichnungen bis einschließlich 2013 sowie Geschäftsbriefe, Lohnkonten und sonstige für die Besteuerung relevanten Unterlagen, die keine Buchführungsunterlagen darstellen, bis einschließlich 2017.

Die Unterlagen müssen jedoch weiter aufbewahrt werden, wenn mit einer Außenprüfung begonnen wurde oder diese Bedeutung für eine vorläufige Steuerfestsetzung haben sowie außerdem bei anhängigen steuerstraf- und bußgeldrechtlichen Ermittlungen, einem schwebenden Rechtsbehelfsverfahren und zur Begründung von Anträgen.

Für die Aufbewahrungspflicht ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu passivieren.

Eine Immobilienbesitzerin musste beim Kauf ihres Teileigentums Grunderwerbsteuer auf den Gesamtkaufpreis von 40.000 Euro zahlen. Da darin auch eine Instandhaltungsrückstellung von 14.815,19 Euro inbegriffen war, wehrte sich die Miteigentümerin und ging bis vor den BFH (Bundesfinanzhof), jedoch erfolglos. Die Instandhaltungsrückstellung blieb in der Bemessungsgrundlage für die Grunderwerbsteuer.

Daraufhin wollte die Klägerin im Rahmen einer Bilanzberichtigung die Instandhaltungsrückstellung gewinnmindernd auflösen, da diese in der Bilanz als Aktivposten angesetzt war. Sie war der Meinung, dass auch ertragssteuerlich kein bilanzierungsfähiges Wirtschaftsgut vorliegen könne, wenn für die Grunderwerbsteuer keine Trennung erfolgen kann. Ihr Einspruch gegen den Bescheid über gesonderte und einheitliche Feststellung wurde jedoch als unbegründet zurückgewiesen.

Auch die anschließende Klage vor dem FG (Finanzgericht) Köln blieb erfolglos. In der Urteilsbegründung weist das FG darauf hin, dass die ertragssteuerliche Behandlung der Instandhaltungsrücklage für die Grunderwerbsteuer unbeachtlich ist und umgekehrt diese Beurteilung ebenso unbeachtlich ist für die Ertragssteuer. Der Anspruch ist unter wirtschaftlichen Aspekten zu betrachten und bei der Käuferin der Immobilie zu aktivieren. (FG Köln vom 21.06.2023 – 2 K 158/20). Dagegen ist Revision beim BFH anhängig unter dem Az. IV R 19/23.

Anmerkung für die Praxis: Siehe zur Instandhaltungsrücklage auch: OFD Frankfurt am Main vom 09.11.2022

Nur Unternehmen mit einem Gewinn bis 200.000 Euro im Jahr der Inanspruchnahme steht ein IAB (Investitionsabzugsbetrag) zu. Fraglich ist, um welchen Gewinn es sich handelt, da eine genaue Definition im Gesetz fehlt. Laut BMF-Schreiben vom 15.06.2022 ist der steuerliche Gewinn zu Grunde zu legen. Das heißt, außerbilanzielle Korrekturen, wie z.B. steuerfreie Einnahmen und nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, sind zu berücksichtigen.

Das FG (Finanzgericht) Baden-Württemberg entschied dagegen mit Urteil vom 02.05.2023 (Az: 10 K 1873/22), dass die Korrekturen nicht zu berücksichtigen sind. Es begründet sein Urteil mit dem Gesetzeswortlaut, der verlangt, dass der Gewinn gem. § 4 oder § 5 EStG ermittelt werden soll. Dies lasse auf den Gewinn vor Korrekturen gem. § 4 Abs. 1 bzw. Abs. 3 EStG schließen. Im vorliegenden Fall lag der Steuerbilanzgewinn unter der Gewinngrenze und der steuerliche Gewinn dagegen über 200.000 Euro.

Das Finanzamt, dass die Inanspruchnahme des IAB wegen Überschreiten der Gewinngrenze ursprünglich versagte, hat gegen das FG-Urteil Revision eingelegt (Az. BFH: X R 14/23). Ähnlich gelagerte Fälle sollten daher durch Einspruch mit Ruhen des Verfahrens offen gehalten werden.

Für gemischt genutzt Wirtschaftsgüter besteht umsatzsteuerlich ein Wahlrecht zur Zuordnung zum Unternehmensbereich. Es ist sowohl eine volle Zuordnung als auch nur eine Zuordnung mit dem Anteil der unternehmerischen Nutzung möglich. Dies ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.

Wichtig ist dabei eine zeitnahe Zuordnung. Das Finanzamt muss daher bis zum Ablauf der Abgabefrist für die Umsatzsteuererklärung Kenntnis davon erlangen.
Grundsätzlich ist dies der 31.7. des Folgejahres, welcher auch bei einer steuerlichen Vertretung zu beachten ist. Coronabedingt erfolgte jedoch eine Verlängerung der Abgabefrist, die auch für die Umsatzsteuerjahreserklärungen galt. Für das Jahr 2022 endet diese Frist mit Ablauf des 02.10.2023.
Insoweit ist auch eine Zuordnungsentscheidung bei gemischt genutzt Gegenständen bis zu dieser Frist für das Finanzamt erkennbar zu dokumentieren. Der sicherste Nachweis ist dabei die Mitteilung an das Finanzamt. Auch wenn ein Vorsteuerabzug in einer Voranmeldung vorgenommen wurde, ist dies ein klares Indiz.
Da keine Verlängerung der Frist möglich ist, sollten alle Geschäftsvorfälle geprüft werden. Insbesondere gilt dies für diejenigen, die lediglich eine Umsatzsteuerjahreserklärung und keine Voranmeldungen abgeben und die Steuererklärungen 2022 derzeit noch nicht eingereicht haben. Auch bei noch in 2022 angeschafften Photovoltaikanlagen sollte auf die Frist ein Augenmerk gelegt werden.

Stellt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Elektro-Dienstwagen zur Verfügung und trägt der Arbeitnehmer auch selbst Ladekosten, können diese vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Möglich ist dies zum einen mit den tatsächlichen Ladekosten oder aber auch mittels monatlicher Pauschalen.

Für die Jahre 2021 bis 2030 können monatlich 30 Euro für E-Autos und 15 Euro für Hybrid-Elektrofahrzeuge erstattet werden, wenn eine Lademöglichkeit beim Arbeitgeber besteht. Kann das Kfz nicht beim Arbeitgeber geladen werden, darf dieser einen pauschaler Auslagenersatz von 70 Euro für E-Autos und 35 Euro für den Hybriden steuerfrei erstatten.

Lädt der Arbeitnehmer das Kfz an seinem privaten Hausanschluss ist im Übrigen kein Vorsteuerabzug für den Arbeitgeber möglich. (Finanzministerium des Landes Mecklenburg-Vorpommern v. 31.01.2023).

Die Erstattung des Auslagenersatzes ist darüber hinaus kein Tatbestand in der Umsatzsteuer, wenn der Arbeitnehmer keine Stromlieferung an den Arbeitgeber erbringt. Dies ist jedoch der Fall, wenn der Arbeitnehmer das Auto über eine von ihm betriebene Photovoltaikanlage lädt und eine Erstattung erhält. Ohne Erstattung müsste zudem eine Wertabgabebesteuerung geprüft werden. Ist der Arbeitnehmer allerdings umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer, wird die Umsatzsteuer nicht erhoben.