Betriebsfeiern sind ein wichtiger Baustein für zufriedene Mitarbeiter, die Förderung des Zusammenhalts und nicht zuletzt für die Bindung der Beschäftigten an das Unternehmen. Nach der langen Zeit mit Corona-Einschränkungen stehen nun gerade Betriebsfeiern wieder hoch im Kurs. Ein paar Regelungen und die steuerlichen Aufzeichnungspflichten sollten die Betriebe jedoch beachten.
Betriebsveranstaltungen sind solche mit sozialem Charakter an denen alle Mitarbeiter teilnehmen können, wie z.B. Weihnachtsfeiern und Betriebsausflüge. Grundsätzlich bleiben jährlich zwei Veranstaltungen lohn- und sozialversicherungsfrei, wenn die Gesamtkosten inklusive Umsatzsteuer pro Veranstaltung und je teilnehmenden Arbeitnehmer 110 Euro nicht übersteigen. Der übersteigende Betrag kann pauschal mit 25 % lohnversteuert werden.
Umsatzsteuerlich gilt eine Freigrenze von 110 Euro brutto je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung. Wird diese eingehalten, so ist bei Vorliegen der üblichen Voraussetzungen auch ein Vorsteuerabzug möglich. Bei Überschreiten entfällt ein Vorsteuerabzug, und zwar für alle Kosten ab dem ersten Euro.
Maßgebend für die Berechnung sind die Gesamtkosten je teilnehmenden Arbeitnehmer. Dürfen Ehegatten bzw. Angehörige mitgebracht werden, sind die Kosten für diese dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen.
Damit es letzten Endes klappt mit dem Vorsteuer- und Betriebsausgabenabzug sowie der Lohnsteuer- und Sozialversicherungsfreiheit sind die Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten einzuhalten. Zu achten ist dabei insbesondere auf die besonderen Aufzeichnungspflichten für Geschenke usw.
