Buchführungsbelege und Geschäftsunterlagen müssen aufgrund gesetzlicher Vorschriften für eine Mindestdauer von derzeit noch 10 bzw. 6 Jahren aufbewahrt werden. Aufgrund der öffentlich-rechtlichen Verpflichtung müssen entsprechende Rückstellungen gebildet werden. Dabei werden Raumkosten, Einlagerungskosten, Materialkosten und ähnliches berücksichtigt, nicht aber Aufwendungen, die künftige Anschaffungs- oder Entsorgungskosten beinhalten.
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz sollen die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre angepasst werden. Für diese zwei Jahre fällt somit die Bildung einer Rückstellung weg, da keine Verpflichtung mehr vorliegt. Dies gilt auch wenn die Steuerpflichtigen ihre Belege trotzdem freiwillig 10 Jahre aufbewahren und diese erst zusammen mit ihren Handelsbüchern, Inventaren und Jahresabschlüsse vernichten, weil für diese weiterhin die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt. Dementsprechend sollte man daran denken, die Rückstellung sowohl handelsrechtlich als auch steuerrechtlich anzupassen, wenn die Verkürzung mit dem Bürokratieentlastungsgesetz kommt.
